Excel - Principes de base pour la création de devis / factures / bons de commande
Base de données et document associé --------
introduction
De nombreux sites, liens, blogs, tutoriels déjà expliqués et détaillés:
"Comment utiliser une base de données (liste d'informations) pour faciliter la création de documents tels que: devis de vente, factures, commandes d'achat ou de livraison". Dans la plupart des cas, les explications données sont trop compliquées pour que les débutants d’Excel puissent les utiliser. L'objectif de cette astuce est de fournir une méthodologie simple et efficace.
Procédure
1) Dans la feuille 1 "Produits", entrez ligne par ligne toutes les informations relatives à chaque article, le nom (sans le dédoublement) de chaque article étant dans la première colonne du tableau.
2) Utilisez la première ligne des titres des différentes sections: désignation, référence, marque, modèle, prix unitaire, couleur, conditionnement (description, référence, marque, modèle, prix unitaire, couleur, emballage, etc.)
3) Définissez un nom pour la plage de données, par exemple "MaBase" (MyDatabase).
4) Définissez un nom pour les cellules dans la première colonne de la plage, par exemple "MyName".
5) Utilisez "MonNom" (MyName) pour créer une liste déroulante dans la feuille 2 "Devis" (Sales_quote), pour vous assurer d'appeler uniquement les produits existants et avec l'orthographe correcte.
6) Utilisez MaBase (MyDatabase) pour saisir les données de ces cellules qui seront affichées dans "Devis" (Sales_quite), à l’aide de la fonction VLOOKUP.
Référez-vous à ce fichier pour une meilleure compréhension de la procédure:
- //cjoint.com/13ju/CGzcdhp8Llq.htm
Autres utilisations
D'autres feuilles du même classeur peuvent être éditées à d'autres fins: impression de factures, collecte de données dans la même base de données ...
Voici comment créer des descriptions (feuilles modifiables).
Il est recommandé d’établir des registres (stock, composition, identité, etc.)
Observations
a - Pour faciliter la recherche dans la liste déroulante, assurez-vous que la base de données est triée par ordre alphabétique.
b - Les nouveaux éléments doivent être ajoutés entre la première et la dernière ligne (vous devrez peut-être trier à nouveau la liste).
c - La colonne peut être ajoutée à la volée
d - Attention: en cas de mise à jour des données, seules les nouvelles additions auront les valeurs modifiées, les données déjà collectées ne seront pas mises à jour de manière dynamique (automatique)!
Des rappels
a - Pour créer une cellule déroulante, allez dans l'onglet "Données" et dans la commande "Validation des données" avec Autoriser / Liste, ainsi que le type de source "= MonNom" (= MonNom).
b - Une base de données ne doit contenir aucune ligne ou colonne vide, ni aucune cellule fusionnée!
Document original publié par Raymond PENTIER sur CommentcaMarche.net.