Le carnet d'adresses partagé

Carnet d'adresses partagé

Le carnet d'adresses partagé est un outil collaboratif. Le principe et l’avantage d’un tel outil est de pouvoir partager les informations détenues par chaque membre de la société. Les contacts sont partagés et de nombreux processus sont optimisés.

Pourquoi partager votre carnet d'adresses?

Votre personnel est tenu de contacter régulièrement les clients et les fournisseurs de votre entreprise et ces informations sont stockées dans votre carnet d'adresses privé.

  • Noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez partager et celles que vous souhaitez garder confidentielles.

Comment fonctionne le carnet d'adresses partagé?

Si vous utilisez un outil de collaboration tel que eGroupWare ou Open Xchange, chaque utilisateur doit se connecter pour accéder au carnet d'adresses partagé. En tant qu'entrepreneur, vous pouvez gérer des comptes d'utilisateurs, en donnant accès à différentes options en fonction des différents profils (option en lecture seule / ajout ou suppression de contacts).

  • À la maison, chaque utilisateur dispose d’une entrée avec son propre carnet d’adresses, accessible à tous, qu’il peut modifier et compléter. En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter ou supprimer des entrées dans le carnet d'adresses partagé.
  • Pour gagner du temps lors de la création du carnet d'adresses partagé, il est possible d'importer un carnet d'adresses existant.
  • Certains carnets d'adresses sont associés à un système de messagerie, ce qui apportera plus d'efficacité au système.

Contraintes de compatibilité

Si certains de vos collègues utilisent un logiciel client de messagerie différent (Thunderbird, Outlook, etc.), le partage de votre carnet de contacts risque de poser problème. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un logiciel de groupe.

Partager le carnet d'adresses dans Outlook

  • Créez un nouveau dossier "contacts partagés" dans votre dossier public dans Outlook
  • Cliquez avec le bouton droit sur le dossier "Contacts partagés" / Propriétés / "Permission d'accès", choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre carnet d'adresses / Appliquer
  • Copiez votre carnet d'adresses privé dans le dossier public / contacts partagés
  • Insérez les adresses avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier "Contacts partagés".
  • Modifier les droits d'accès au dossier "contacts partagés"
  • Faites un clic droit sur le contact partagé / Propriétés /
  • "Carnet d'adresses Outlook" / Cochez l'option "Afficher ce dossier en tant que carnet d'adresses d'e-mails / Appliquer
  • "Autorisation d'accès / Choix de niveaux pour différents utilisateurs / Appliquer
  • Avec cette méthode de partage, seuls les contacts du dossier Contacts partagés seront visibles.

Partage du carnet d'adresses avec un logiciel collaboratif

Le logiciel de groupe ou logiciel collaboratif permet à vos employés, même à distance, de travailler sur les mêmes applications à partir de leur propre ordinateur via une connexion Internet.

Plusieurs solutions "groupware" sont disponibles sur le marché:

  • GroupWare
  • OpenGroupware
  • Server Open Xchange
  • QSMS
  • TelmatWeb
  • Zimbra

Ces solutions de groupware vont au-delà de la fonctionnalité de carnet d'adresses partagée. Un logiciel collaboratif vous permet de gérer vos contacts, mais également vos rendez-vous, projets, équipes ... etc.

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